Innledning

Bertel O. Steen har fokus på kontinuerlig forbedring innen bærekraft, samfunnsansvar, arbeidsmiljø og forretningsadferd. Vi har derfor etablert disse etiske regler for forretningspartnere (“Retningslinjene”).

Retningslinjene gjelder for Forretningspartnere til Bertel O. Steen og Bertel O. Steen sine datterselskap hvor Bertel O. Steen har bestemmende innflytelse.

Med «Forretningspartner» menes leverandører av produkter og tjenester som Bertel O. Steen kjøper, samt andre typer kontraktspartnere som for eksempel forhandlere, agenter, distributører og ulike typer samarbeidspartnere. Den enkelte Forretningspartner er ansvarlig for å påse at dens virksomhet følger de til enhver tid gjeldende Retningslinjer.

For at disse Retningslinjene skal få den tiltenkte effekten, må Forretningspartneren være bevisst på at kravene beskrevet i dette dokumentet gjelder for hele Forretningspartnerens leverandørkjede. Forretningspartneren skal videreformidle disse Retningslinjene (eller tilsvarende krav) til sine underleverandører og gjennomføre rimelige tiltak for å kontrollere sine underleverandører og påse at de etterlever disse kravene.

Overordnede føringer

Forretningspartneren skal etterleve Retningslinjene og opptre i samsvar med:

Vi gjennomfører regelmessig evalueringer og revisjoner av Forretningspartneren som et ledd i vår risikostyring.

Aktsomhetsvurderinger

Forretningspartneren må vurdere nøye hvorvidt de påvirker menneskerettigheter og arbeidsforhold, herunder om de forårsaker, bidrar til eller er direkte knyttet til slike negative konsekvenser.

Rekkevidden av Forretningspartnerens aktsomhetsvurderinger er den samme som under Åpenhetsloven og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv, og inkluderer både egen virksomhet og Forretningspartnerens leverandørkjede.

Følgende skal gjelde ved brudd på menneskerettigheter eller arbeidstakerrettigheter i Forretningspartnerens egen virksomhet eller dennes leverandørkjeden:

  • Alle rapporter om brudd skal behandles innen rimelig tid og i tilstrekkelig grad

  • Alle berørte parter skal følges opp ved behov

  • Det skal gjennomføres gjenopprettende tiltak ved behov. Gjenoppretting skal stå i forhold til art og omfang av eventuelle skader, og kan medføre oppreisning, økonomisk eller ikke-økonomisk erstatning, eller annet. Tiltak for å forhindre eller minimere sannsynligheten for gjentagelse skal vurderes.

Nasjonal lovgivning

Forretningspartneren skal operere fullt ut i samsvar med de lover, regler og forskrifter som gjelder i de landene der de har sitt virke (Lovgivning). Der hvor Retningslinjene og Lovgivning omfatter samme forhold skal høyeste standard gjelde.

UN Global Compacts 10 prinsipper for ansvarlig næringsliv

Bertel O. Steen har sluttet seg til UN Global Compact, og vi krever at Forretningspartneren skal følge deres 10 prinsipper for ansvarlig arbeidsliv:

Menneskerettigheter

Prinsipp 1
Virksomheter skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og 

Prinsipp 2
påse at de ikke medvirker til brudd på menneskerettighetene.

Arbeid

Prinsipp 3
Virksomheter skal holde organisasjonsfriheten i hevd og sikre at arbeidstagers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og

Prinsipp 4
avskaffe alle former for tvangsarbeid, og

Prinsipp 5
sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og 

Prinsipp 6
sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.

Miljø

Prinsipp 7
Virksomheter skal støtte en føre-var-tilnærming til miljøutfordringer, og

Prinsipp 8
ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og 

Prinsipp 9
oppmuntre til utvikling og bruk av miljøvennlig teknologi.

Antikorrupsjon

Prinsipp 10
Virksomheter skal bekjempe enhver form for korrupsjon, inkludert utpressing og bestikkelser.

Helse og sikkerhet

Sikkerhet på arbeidsplassen

Arbeidstakeres eksponering for potensielle sikkerhetsrisikoer skal reduseres til et minimum gjennom god planlegging, kontroll, vedlikehold og kontinuerlig sikkerhetsopplæring.

Arbeidstakerne skal utstyres med egnet og godt vedlikeholdt personlig verneutstyr der det er påkrevd eller forutgående risikovurdering tilsier det.

Kriseforberedelser

Forretningspartneren bør ha et system for å sikre at virksomheten kan fortsette å levere produkter og tjenester på akseptable nivåer, selv etter uventede hendelser.

Kvalitet og kontinuerlig forbedring

Vi har et mål om å levere kvalitet i verdensklasse i alt vi gjør, samt å søke kontinuerlig forbedringer. Vi forventer at Forretningspartneren samarbeider åpent med oss i dette arbeidet.

Forretningspartneren bør, når mulig, følge ISO 9001.

Bærekraft

Forretningspartneren skal identifisere sine vesentlige miljøaspekter, og konkrete mål for forbedring skal settes og følges opp.

Forretningspartneren bør, når mulig, følge ISO 14001 og støtte seg på Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) og tilhørende European Sustainability Reporting Standards (ESRS) eller tilsvarende.

Farlige stoffer

Farlige stoffer skal identifiseres og behandles på en måte som gjør dem sikre å håndtere, flytte, lagre, bruke, gjenvinne, gjenbruke og fjerne. Forretningspartneren skal ha et oppdatert stoffkartotek, og ha gjennomført risikovurdering for alle farlige stoffer som benyttes.

Transport

Forretningspartneren skal ha fokus på miljø i valg av transportmetode og ved anskaffelse / leie av transportkjøretøy. Vi forventer at forretningspartneren setter egne mål om reduksjon i årlig utslipp av CO2-ekvivalenter.

Forretningspartneren bør aktivt vurderer samsending, tidspunkt og hyppighet for forsendelse, og minimering av omlasting.

Emballasje

Forretningspartneren skal ha fokus på miljø i valg av emballasje for sine produkter, inkludert transportemballasje. Gjenbruk og resirkulering av emballasje bør aktivt vurderes.

Forretningsetikk og integritet

Forretningspartneren skal holde en høy etisk standard.

Korrupsjon

Alle former for bestikkelser og korrupsjon er uakseptabelt. Forretningspartneren skal ikke tilby eller gi utilbørlig fordel, tjeneste, belønning eller insentiv til kunde, agent, kontraktør, organisasjon, leverandør, offentlig myndighet eller ansatt hos noen av disse. Dette gjelder både om denne fordelen blir tilbudt direkte eller via mellomledd, og hvorvidt det er privat eller arbeidsrelatert.

Gaver og representasjon

Forretningspartneren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby eller akseptere gaver, representasjon eller utgiftsdekning som kan gi, eller kan oppfattes å gi, en utilbørlig fordel i tilknytning til en persons stilling, arbeidsoppgaver eller oppdrag, med mindre gaven er av verdi mindre enn kr 500.

Representasjon kan tilbys når det er et legitimt forretningsformål og kostnadene holdes innen rimelige grenser. Med rimelige grenser menes tilsvarende satser for innenlands representasjon og bevertning angitt i Statens Personalhåndbok.

Konkurranse

Forretningspartneren skal opptre ærlig og seriøst overfor konkurrenter. Forretningspartneren skal ikke forårsake eller være delaktig i brudd på Lovgivning mht. konkurranse, ulovlig prissamarbeid eller markedsdeling.

Integritet

Forretningspartneren skal opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt til enhver tid. Forretningspartneren skal sørge for at all informasjon den produserer eller forvalter, utarbeides, lagres, deles og rapporteres på en redelig, balansert og korrekt måte.

Personvern

Dersom Forretningspartneren håndterer personopplysninger på vegne av Bertel O. Steen, skal Forretningspartneren signere en databehandleravtale.

Forretningspartneren skal respektere de registrertes rettigheter, og skal registrere, overvåke og behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning og Bertel O. Steen sine prinsipper for personvern.

Dersom Forretningspartneren opererer direkte eller indirekte utenfor EU/EØS skal Leder personvern hos Bertel O. Steen informeres gjennom personvernkartlegging av system/applikasjon og gjennomføre nødvendige juridiske vurderinger.

Hvitvasking

Forretningspartneren skal ta avstand fra alle former for hvitvasking av penger, og skal gjennomføre tiltak for å forhindre at finansielle transaksjoner blir brukt av andre for å hvitvaske penger.

Skatt og svart arbeid

Forretningspartneren skal rapportere og betale sine offentlige skatter og avgifter i henhold til Lovgivning, og skal ta avstand fra svart arbeid og arbeidskriminalitet.

Konfliktmineraler

Forretningspartneren skal følge gjeldende retningslinjer og anbefalinger fra Responsible Minerals Initiative (RMI) for å sikre ansvarlig innkjøp av konfliktmineraler.

Konfliktmineraler omfatter tinn, tantal, wolfram (tungsten), gull (inkludert derivater), og kobolt som er utvunnet i Den demokratiske republikk Kongo (DRC) eller tilstøtende stater.

Dyrevelferd

Forretningspartneren skal hensynta dyrevelferd i egen virksomhet og i sin leverandørkjede, herunder følge Dyrevelferdsloven og Terrestrial Animal Health Code; Section 7 - Animal Welfare.

Internasjonale sanksjoner, svartelister og land underlagt boikottbestemmelser

Forretningspartneren skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at verken de eller deres leverandører er involvert i forretning med parter som kan ha sanksjoner, være svartelistet eller opererer i land som er svartelistet.

Interessekonflikter

Forretningspartneren skal søke å unngå potensielle interessekonflikter. Dersom slik konflikt likevel skulle oppstå skal dette umiddelbart rapporteres til Bertel O. Steen.

Iverksettelse og administrasjon

Styringssystem

Forretningspartneren skal ha et styringssystem for kvalitet og miljø. Styringssystemet skal være utformet for å sikre at Lovgivning og Retningslinjene overholdes.

ISO 9001 og ISO 14001 anbefales som gode utgangspunkt for et slikt styringssystem.

Ansvar

Forretningspartneren skal utpeke en person i en overordnet stilling, som har ansvar for å sikre at Retningslinjene overholdes.

Formidling av Retningslinjene

Forretningspartneren skal formidle Retningslinjene til alle ansatte og egen leverandørkjede, samt iverksette tiltak for å sikre at Retningslinjene overholdes.

Kontroll

Bertel O. Steen eller andre med fullmakt kan gjennomføre kontroll hos Forretningspartneren og eventuelle underleverandører eller kontraktsmedhjelpere. All relevant dokumentasjon som er nødvendig for å kontrollere om Retningslinjene følges kan kreves fremlagt, og det skal gis ubegrenset adgang til alle deler av lokalene der det utføres arbeid under kontrakten.

Dokumentasjon

Vi forventer at Forretningspartneren utarbeider dokumentasjon på at Retningslinjene overholdes.

Varsling, spørsmål og rapportering av bekymringer

Forretningspartneren skal ha et system for varsling av kritikkverdige forhold, inkludert brudd på Retningslinjene, og skal uten forsinkelse skriftlig informere Bertel O. Steen om varsel relatert til forretning med Bertel O. Steen. Vi forventer fullt samarbeid mht. etterforskning av slike saker.

Forretningspartneren skal ikke utøve noen form for gjengjeldelse mot varsler eller den som bistår varsler, og skal implementere rutiner som sikrer konfidensialitet og beskyttelse av varsler.

Varsling direkte til Bertel O. Steen

Varsel direkte til Bertel O. Steen kan sendes til: varsel@bos.no

Varsling via ekstern kanal

Forretningspartneren kan varsle eksternt og anonymt via Charles Jensen, partner i HR-huset, varsle@hrhuset.no, telefon 474 63 940. Postadressen er: Charles Jensen, c/o HR-huset AS, Sandakerveien 114 b, Postboks 4542 Nydalen, N-0404 Oslo.

Konsekvenser ved brudd på Retningslinjene

Ved alvorlig eller gjentatte brudd på Retningslinjene vil Bertel O. Steen ha rett til å heve eksisterende kontrakt med Forretningspartneren og/eller avslutte forretningsforhold eller andre former for samarbeid. Bertel O. Steen kan imidlertid velge å fortsette samarbeidet med Forretningspartneren med sikte på å gjøre forbedringer, herunder at eventuelle gjenopprettende tiltak gjennomføres ved behov.

 

Last ned dokumentet som pdf her.